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成功实施机器人流程自动化的8个关键

导读: 机器人流程自动化(RPA)可以提高效率并为高价值任务腾出工作时间。以下是如何正确实施RPA的方法。

机器人流程自动化(RPA)在各种组织中正获得越来越多的关注,这得益于它许下的承诺:将耗时、枯燥的任务交给“软件机器人”来完成,“软件机器人”可以比人类更快、更准确地执行这些任务。同时这种精简业务的战略提供了额外的好处,可以让员工腾出时间来处理高价值的工作——这对于进行数字转型的组织来说是一个重要的优势。

但是RPA的实现很有挑战性,因为它无法保证成功。事实上,如果做得不好,转向RPA可能会带来比公司预想的更多的问题。

机器人流程自动化研究所( IRPA AI )的创始人Frank Casale说,RPA实施失败的最常见原因之一是组织内部存在政治和保护主义,该研究所是RPA市场中面向买家、卖家、影响者和分析师的独立专业协会。

Casale说:“这毕竟是一项颠覆性的技术,而大多数管理者不希望他们的部门和团队被颠覆。”。他说,其他常见的失败原因则包括规划不当,用例选择不当或部署了错误的RPA技术。

以下是成功部署RPA的一些建议。

充分调查

RPA是一个相对较新的技术和市场,而且供应商的前景、产品和特性近年来已经发生了变化。Casale说,在进行部署之前,必须先做好功课,花时间为RPA构建一个商业案例,并详细了解候选产品。

Casale说:“要意识到你需要确认三个关键点才能获得成功,只确认两个点的人是不会成功的。”这三个关键包括:选择合适的技术解决方案以满足组织的特定需求;为RPA创建坚实的业务案例,包括制定投资回报( ROI )指标;并评估当前的流程和组织问题,以避免政治问题。

因为RPA是新的技术,已有的内部专业知识可能有限,所以在制定战略、选择供应商以及部署和维护RPA解决方案时,寻求专家顾问的帮助可能是有意义的。

“RPA项目需要变革,”咨询公司Protiviti的董事总经理Tony Abel说。“鉴于目前媒体对机器人技术、认知计算和其他人工智能技术的关注,从内部转变是具有挑战性的。正如我们所知,这些技术将降低现有企业组织中相当大一部分的技能要求,这些人力资源并不急于培训可能取代它们的机器人。”

Abel说,专家们可以通过为未来创造一个新的愿景,并制定一个路线图来帮助应对这一挑战,包括为流离失所的工人创造新的机会。

RPA的员工教育

因为RPA是一项颠覆性的技术,可能会在员工中引起很多焦虑。因此,弄清楚这项技术对员工工作角色的影响非常重要。

世界上最大的酒店公司温德姆酒店集团酒店技术副总裁Janesh Patel说:“需要让组织中的每个人都了解RPA的好处以及你的组织正在采取的方法。”。

Patel说:“这个行业有很多关于失业的骚动”。“对于我们来说,RPA在帮助我们的技术服务人员快速有效地执行日常任务方面具有战略意义,因此他们可以花更多的时间与我们的加盟商和客户接触,以满足更高优先级的需求。”

温德姆每天都要开两家新酒店,而首要任务是尽快将这些酒店纳入其物业管理和中央预订系统之中。由于新特许经营商的酒店数据服务需要时间以接入平台和其他入职任务,因此增加加入该系统的新酒店经营者的数量是一个很大的挑战。

Patel说:“由于我们的酒店数量全年随着新物业的上市而波动,所以我们不得不利用自动化解决方案来减少满足业务需求的资源限制,降低特许经营商的前期成本,以及减少物业技术服务台的数量。”2014年,该公司从Kryon部署了一个RPA系统来自动化这些功能,以降低特许经营者的前期成本,减少服务台数量,为新的特许经营者提供更好的入职体验。

确定最佳的部署位置

在部署RPA工具时,最好首先确定最有可能看到积极业务影响的流程。这样做才能极大地增加您实现业务流程现代化的可能性。但是需要指出的是,找出最佳的RPA目标可能并不容易。

Patel说:“建立你的初始管道,并想出一个计划来确定自动化的最高价值流程的优先级是一个挑战”。“随着流程自动化过程的成熟,下一步的工作则是持续的完善流程。”

为了改进其RPA流程,Wyndham利用流程来发现新产品——用机器人定义机器人可以工作的位置——来加速其实施,并验证哪些流程在RPA中的回报最高。

金融服务提供商FBMC Benefits Management部署了RPA来帮助自动从系统中提取数据,以便为保险运营商创建报告,以往这些工作占据了相关员工60%的工作时间。

该公司对该技术在何处应用有着高度的可选择性,目前该技术正在以99%的准确度提取、运行和验证报告。FBMC的首席运营官Sajed Khan说,RPA“在半夜运行,它从我们的专有系统中提取相关信息,并生成一个可以安全地发送给运营商的文件。”该技术使该公司能够将工人转移到技术部门中更复杂的角色上来。

Khan说:“RPA的主要候选任务就是那些需要大量重复的任务”。“在成功进行RPA部署之后,就可以轻松地假设一切都可以而且应该是自动化的。我们的经验表明,成功实现自动化总是出现在其自动化序列中几乎不需要人为干预的地方。没有表现出这种特性的过程显然不是部署自动化的最佳位置。”

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